Segnalazione di illeciti

Modello organizzativo

1.0 – SCOPO DEL DOCUMENTO

Il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 – Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (di seguito il “Decreto”) mira a rafforzare la tutela giuridica delle persone che segnalano comportamenti, atti od omissioni specifici che ledono l’interesse e/o l’integrità dell’ente privato di cui fanno parte e di cui siano venute a conoscenza nell’ambito della loro attività lavorativa.
AKU ITALIA SRL (di seguito anche la “Società”), in ottemperanza a quanto previsto dall’articolo 5, comma 1, lettera e) del Decreto, fornisce di seguito agli interessati informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per l’effettuazione delle segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per l’effettuazione delle segnalazioni esterne.
Per garantire la massima visibilità e conoscenza, il presente documento è pubblicato in una sezione dedicata del sito web di AKU ITALIA SRL ed un esplicito riferimento ad esso è contenuto in un’apposita comunicazione affissa presso AKU ITALIA SRL; la Società si riserva il diritto di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi porzione di questo avviso in qualsiasi momento.

2.0 – ISTRUZIONI OPERATIVE

2.1 – CHI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE (INTERNA O ESTERNA)?

Il Segnalante è la persona fisica che può effettuare una segnalazione (interna o esterna, a seconda dei casi) in merito ad una violazione rilevante ai fini del Decreto e che appartiene ad una delle seguenti categorie:
a. lavoratori subordinati, ivi inclusi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D.lgs. 81/2015 (somministrazione di lavoro) e dall’art. 54-bis DL 50/2017 (prestazioni occasionali);
b. lavoratori autonomi impiegati presso i soggetti del settore privato, ivi inclusi quelli di cui al Capo I della Legge 81/2017 (rapporti di lavoro autonomo di cui al Titolo III del Libro V del Codice Civile, inclusi i rapporti di lavoro autonomo soggetti a specifiche discipline ai sensi dell’articolo 2222 del Codice Civile) e quelli in rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del Codice di Procedura Civile (agenzia, rappresentanza commerciale e altri rapporti di collaborazione che si concretizzano in una prestazione d’opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale) e all’articolo 2 del D.lgs. 81/2015 (collaborazioni organizzate dal committente);
c. lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di soggetti del settore privato terzi;
d. liberi professionisti e consulenti che operano presso i soggetti del settore privato;
e. volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato;
f. azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche qualora tali funzioni siano esercitate in via meramente di fatto) presso i soggetti del settore privato.

2.2 – QUALI VIOLAZIONI POSSONO ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE INTERNA?

Può essere oggetto di segnalazione interna ogni condotta, atto od omissione lesiva dell’interesse e/o dell’integrità di AKU ITALIA SRL, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consista in:
a. violazioni di disposizioni normative europee o nazionali ricomprese nell’Allegato al Decreto relative a: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali; sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
b. violazioni di atti nazionali che attuano atti dell’Unione Europea che non sono presenti nell’allegato al Decreto ma rientrano negli stessi settori sopra indicati;
c. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea così come individuati dall’art. 375 del TFUE come individuati negli atti normativi, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’Unione Europea (es. frode, corruzione o qualsiasi altra attività illegale connessa alla spesa dell'Unione);
d. atti od omissioni che incidono sul mercato interno, come le violazioni delle disposizioni dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato e le violazioni delle disposizioni in materia di imposta sulle società;
e. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati (es. ricorso a pratiche abusive che ledono la leale concorrenza nel mercato interno).
Le informazioni oggetto di segnalazione interna possono riguardare sia violazioni commesse che quelle non ancora commesse che il Segnalante ritenga ragionevolmente che potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.
La segnalazione interna può avere ad oggetto anche informazioni riguardanti condotte volte ad occultare le violazioni.

Non possono, invece, essere oggetto di segnalazione interna ai sensi del Decreto:
- contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o che sono inerenti al rapporto di lavoro con figure gerarchicamente sovraordinate;
- segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nella Parte II dell’Allegato al Decreto o dagli atti nazionali che danno attuazione agli atti dell’Unione Europea indicati nella Parte II dell’Allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, anche se non indicati nella Parte II dell’Allegato al Decreto;
- segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti non rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.

2.3 – QUANDO PUÒ ESSERE EFFETTUATA UNA SEGNALAZIONE INTERNA?

I Segnalanti possono effettuare una segnalazione interna:
- quando il rapporto giuridico con AKU ITALIA SRL non è ancora iniziato, qualora le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- nel corso del rapporto giuridico con AKU ITALIA SRL;
- in seguito alla cessazione del rapporto giuridico con AKU ITALIA SRL, qualora le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il rapporto stesso.

2.4 – CHI GESTISCE LA SEGNALAZIONE INTERNA E CON QUALI MODALITÀ PUÒ ESSERE EFFETTUATA?

Soggetto responsabile della gestione della segnalazione interna e della procedura di segnalazione interna: AKU ITALIA SRL ha deciso di affidare la gestione delle segnalazioni al Responsabile delle Segnalazioni, l'Avvocato Luca Bandiera, soggetto indipendente che si occupa di ricevere ed esaminare le segnalazioni. La gestione del canale di segnalazione è stata pertanto affidata ad un soggetto esterno indipendente ed esperto.

Il soggetto responsabile della gestione del canale di segnalazione interna:

a) rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. L’avviso verrà inviato all’indirizzo indicato dal segnalante nella segnalazione. In caso di mancanza di indicazione non potrà essere dato alcun avviso;
b) mantiene interlocuzioni con il segnalante e può richiedere a quest’ultimo integrazioni, se necessario;
c) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, svolgendo le opportune indagini, ad esempio, raccogliendo documenti e informazioni e mantenendo sempre la riservatezza dell’identità del segnalante, informando dell’esito i settori aziendali competenti, qualora la segnalazione risulti fondata. In caso contrario, viene archiviata;
d) fornisce riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Canali di segnalazione interna e procedura di segnalazione interna adottati da AKU ITALIA SRL
Le segnalazioni potranno essere effettuate con le seguenti modalità:

- contattando il Responsabile delle Segnalazioni al numero 328/9165275 per concordare un incontro telefonico, in videoconferenza, oppure di persona, al fine di esporre oralmente l’oggetto della segnalazione che viene registrata con il consenso del segnalante oppure viene redatto un verbale;
- a mezzo di raccomandata, inserendo la segnalazione in due buste sigillate. La prima busta deve contenere i dati identificativi del segnalante e i recapiti, unitamente a un documento di identità. La seconda busta deve contenere l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste devono poi essere inserite in una terza busta riportante all’esterno la dicitura “riservata al responsabile delle segnalazioni di Aku Italia srl” e indirizzata a: Avv. Luca Bandiera, Via Giacomo Camillo De Carlo, 3, 31100 Treviso.

Ogni documentazione relativa ai fatti segnalati, nonché i risultati di eventuali indagini già svolte, dovranno essere parimenti inoltrati al Responsabile delle Segnalazioni per una propria valutazione.

Nel caso in cui la segnalazione sia stata erroneamente trasmessa/ricevuta a/da un soggetto non legittimato a riceverla, e sia palese la sua qualificazione come segnalazione di whistleblowing, quest’ultimo sarà tenuto a darne tempestivamente prova della ricezione al gestore della segnalazione, in ogni caso entro 7 (sette) giorni da tale ricezione, dando contestuale notizia di tale trasmissione al segnalante, impregiudicati tutti gli obblighi di riservatezza previsti dalla presente policy applicabili anche a quest’ultimo (e conseguente responsabilità in caso di violazione degli stessi).

Le segnalazioni anonime potranno essere prese in considerazione per lo svolgimento di ulteriori accertamenti/indagini volti a verificare i fatti segnalati solo se si presentano circostanziate, consistenti e adeguatamente dettagliate. In ogni caso, le misure di protezione per il segnalante si applicano solo se la persona segnalante viene successivamente identificata e ha subito ritorsioni.

La Segnalazione, oltre ad essere tempestiva, deve essere quanto più completa possibile e contenere preferibilmente i seguenti elementi:

- gli elementi identificativi del soggetto che effettua la segnalazione, nonché un recapito al quale devono essere comunicati i successivi aggiornamenti;
- una descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di segnalazione;
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti segnalati sono stati commessi;
- se conosciute, le generalità o altri elementi che consentono di identificare il soggetto o i soggetti che hanno posto in essere i fatti oggetto di segnalazione;
- eventuali indicazioni di altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- eventuali indicazioni di documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
- ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro sull’esistenza dei fatti segnalati.

2.5– QUALI SONO LE MISURE DI TUTELA A PROTEZIONE DEL SEGNALANTE?

In primo luogo, il Decreto tutela la riservatezza del Segnalante; la legge prevede che le segnalazioni non possano essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse, e che l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può desumersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni e specificatamente autorizzate al trattamento di tali dati. L’Azienda è tenuta altresì a tutelare l’identità delle persone coinvolte e citate nella segnalazione sino alla conclusione dei procedimenti avviati a seguito della segnalazione.

In secondo luogo, il Decreto prevede che il Segnalante non possa subire alcuna ritorsione da parte dell’Azienda come conseguenza della segnalazione, intendendosi per ritorsione “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione […] e che provoca o può provocare al segnalante […] un danno ingiustificato, diretto o indiretto” (es. licenziamento, demansionamento, ecc.). Il Segnalante potrà inoltre segnalare all’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) eventuali ritorsioni che egli ritenga di aver subito a causa della sua segnalazione.

In terzo luogo, sono previste limitazioni di responsabilità in favore del Segnalante, il quale in particolare:

a. non è punibile se rivela o diffonde informazioni sulle violazioni oggetto della segnalazione coperte dall’obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali, o informazioni sulle violazioni che ledono la reputazione della persona coinvolta, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi erano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fosse necessaria per rivelare la violazione;
b. non incorre in responsabilità per l’acquisizione di informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse, a meno che l’atto non costituisca reato;
c. non incorre in alcuna responsabilità per condotte, azioni od omissioni purché siano correlate alla segnalazione e strettamente necessarie per rivelare la violazione.

Per poter beneficiare delle indicate misure di protezione, devono però sussistere entrambe le seguenti condizioni:
a. al momento della segnalazione, il Segnalante aveva fondati motivi di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo del Decreto (cfr. precedente punto 2.2);
b. la segnalazione è stata effettuata utilizzando i canali di segnalazione adottati e rispettando le relative procedure.
Le misure protettive previste non sono garantite se viene accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o la sua responsabilità civile per avere fornito informazioni false con dolo o colpa grave. In tali casi, l’Azienda potrà anche applicare nei confronti del Segnalante le misure disciplinari previste dal Sistema Disciplinare del CCNL applicabile.
Si precisa che le misure di protezione sopra richiamate sono riconosciute, oltre che ai Segnalanti, anche ai seguenti soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, anche indirettamente, a causa del ruolo assunto nel processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega al Segnalante:
- il facilitatore, ossia la persona fisica che assiste un Segnalante nel processo di segnalazione, operante nel medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (d’ora in avanti “Facilitatore”);
- le persone del medesimo contesto lavorativo che sono legate al Segnalante da un vincolo affettivo o di parentela entro il quarto grado;
- i colleghi di lavoro che hanno un rapporto abituale e costante con il Segnalante;
- gli enti di proprietà del Segnalante o per i quali la stessa persona lavora nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di tale persona.

2.6– QUALI VIOLAZIONI POSSONO ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE ESTERNA?

Può essere oggetto di segnalazione esterna, purché sussistano le condizioni di cui al successivo punto 2.7, ogni condotta, atto od omissione lesiva dell’interesse e/o dell’integrità di AKU ITALIA SRL, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consista in:
a. violazioni di atti dell’Unione Europea o nazionali ricomprese nell’Allegato al Decreto relative a: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del
terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali; sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
b. violazioni di atti nazionali che attuano atti dell’Unione Europea che non sono presenti nell’allegato al Decreto ma rientrano negli stessi settori sopra indicati;
c. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea così come individuati dall’art. 375 del TFUE come individuati negli atti normativi, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’Unione Europea;
d. atti od omissioni che incidono sul mercato interno, come le violazioni delle disposizioni dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato e le violazioni delle disposizioni in materia di imposta sulle società;
e. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati.

2.7– COME E QUANDO PUÒ ESSERE EFFETTUATA UNA SEGNALAZIONE ESTERNA?
Le segnalazioni esterne devono essere inoltrate unicamente ad ANAC utilizzando i canali di segnalazione da questa adottati e le specifiche procedure illustrate nelle “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” reperibili sul sito di ANAC: www.anticorruzione.it.

Una segnalazione esterna può essere effettuata esclusivamente in questi casi (alternativi):
a. nell’ambito del contesto lavorativo del Segnalante non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna, oppure questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto;
b. il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c. il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, a questa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la segnalazione stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
d. il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o manifesto per l’interesse pubblico.

3.0 – TRATTAMENTO DATI PERSONALI – INFORMATIVA PRIVACY

Ogni trattamento di dati personali delle persone coinvolte nella segnalazione interna (quali i Segnalanti, il Facilitatore, il Responsabile delle Segnalazioni, e le persone fisiche menzionate nella segnalazione interna quali persone a cui è attribuita la violazione segnalata o quali persone in qualsiasi modo implicata nella violazione segnalata) sarà effettuato da AKU ITALIA SRL, in qualità di titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (d’ora in avanti il “Regolamento”), del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (d’ora in avanti il “Codice Privacy”), e della normativa di protezione dei dati applicabile e, in particolare, nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del Regolamento.
DATI PERSONALI TRATTATI
Nello specifico, i dati personali del Segnalante e/o i dati forniti dal Segnalante relativi ad altri soggetti coinvolti nella segnalazione interna, quali i dati personali comuni, i dati personali appartenenti a particolari categorie (articolo 9 del Regolamento) e, nei limiti di legge, i dati personali relativi a condanne penali e reati (articolo 10 del Regolamento), potranno essere trattati mediante strumenti automatizzati, ovvero, ove applicabile, su supporto cartaceo, da parte dei soggetti preposti alla ricezione o alla gestione delle segnalazioni interne, espressamente autorizzati/nominati da AKU ITALIA SRL al trattamento di tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, comma 4 del Regolamento e dell’articolo 2-quaterdecies del Codice Privacy.Resta inteso che dati personali che manifestamente non sono utili per l'elaborazione di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA SRL o, se raccolti accidentalmente, saranno immediatamente cancellati.
A titolo esemplificativo, potranno essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
• dati anagrafici del Segnalante (es. nome, cognome);
• dati professionali del Segnalante (es. ruolo aziendale);
• eventuali informazioni relative al Segnalato, o ad altri soggetti interessati, che il Segnalante decida di condividere nella segnalazione per meglio contestualizzarla;
• le informazioni che il Segnalato, o altri soggetti interessati, condividono nell'ambito della gestione della segnalazione.

Si precisa che, in caso di segnalazione anonima, nessun dato relativo al Segnalante sarà trattato.

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I dati di cui sopra saranno trattati esclusivamente per la finalità di ricezione e gestione delle segnalazioni interne ed ogni altra attività necessaria (es. reperimento di informazioni utili ad accertare la fondatezza di quanto segnalato), nel rispetto e nei limiti degli obblighi previsti dal D. Lgs. 24/2023, che rappresenta la base giuridica del trattamento.
Il conferimento dei Suoi dati personali è, quindi, obbligatorio, ed il mancato conferimento degli stessi comporterà l’impossibilità di dar corso alla sua segnalazione interna.
Al Segnalante potrà essere richiesto uno specifico consenso nei seguenti casi:
• ai sensi dell'art. 12, comma 2 del Decreto, per autorizzare il Gestore a comunicare la propria identità e ogni altra informazione da cui può essere desunta, direttamente o indirettamente, la sua identità, a soggetti diversi dal Gestore medesimo per la sola finalità di gestione della segnalazione;
• ai sensi dell'art. 14, comma 4 del Decreto, nel caso in cui la segnalazione sia resa oralmente nel corso di un incontro con il Gestore, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto o mediante verbale.
Inoltre, ai sensi dell'articolo 12, comma 5, al Segnalante potrà essere richiesto uno specifico consenso a rivelare la propria identità ai fini dell'utilizzo della segnalazione nell'ambito di procedimenti disciplinari, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Per la gestione delle segnalazioni AKU ITALIA SRL ha adottato misure tecniche e organizzative che garantiscono, a prescindere dal canale utilizzato, la protezione e la riservatezza del Segnalante, delle persone coinvolte nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
I dati personali palesemente non utili al trattamento di una specifica segnalazione, se raccolti accidentalmente, vengono cancellati una volta riscontrata la loro irrilevanza.

COMUNICAZIONE DEI DATI
In osservanza della predetta procedura, i dati personali conferiti nell’ambito delle segnalazioni interne saranno trattati esclusivamente dal Gestore e non saranno comunicati a soggetti terzi, fatta eccezione per l’accesso da parte del fornitore del canale di segnalazione interna, il quale agirà in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento, e la comunicazione alle Autorità amministrative o giudiziarie competenti, nel rispetto della normativa applicabile.
Come sopra specificato, solo con il consenso espresso del Segnalante l'identità e qualsiasi altra informazione da cui può essere desunta, direttamente o indirettamente, tale identità possono essere rivelate a persone diverse dai soggetti competenti su indicati.
I dati personali segnalati internamente, salvo che non sia diversamente richiesto dalla legge, non saranno diffusi o trasferiti a paesi terzi al di fuori dell'Unione Europea.

PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali conferiti nell’ambito delle segnalazioni interne e la relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della segnalazione interna e, in ogni caso, non oltre 5 (cinque) anni dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto dell'articolo 12 del Decreto e del principio di cui all'articolo 5, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento. Resta inteso che i dati personali palesemente non utili al trattamento di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA SRL, o, se raccolti accidentalmente, saranno immediatamente cancellati.
DIRITTI
I soggetti coinvolti nelle segnalazioni interne, in qualità di interessati, potranno esercitare i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 scrivendo a RobYamamoto788@gmail.com, nei limiti di cui all'articolo 2-undecies del Codice Privacy e del Regolamento:
Diritto di accesso: è il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che li riguardano e, in tal caso, di ottenere una copia dei dati personali in fase di trattamento e le seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i destinatari dei dati, il periodo di conservazione dei dati, l’origine dei dati, i diritti previsti dal GDPR, e l’esistenza di un processo decisionale automatizzato.
Diritto di rettifica: è il diritto di ottenere la rettifica o l'aggiornamento dei dati personali che li riguardano;
Diritto alla cancellazione: è il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che li riguardano;
Diritto di limitazione di trattamento: è il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali in uno dei seguenti casi: i) l'interessato ha contestato l'esattezza dei dati personali; ii) il trattamento è illecito e l'interessato ha richiesto la limitazione del loro utilizzo; iii) i dati personali sono richiesti dall'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
Diritto di opposizione: è il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che li riguardano;
Diritto di revocare il consenso: è il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, in relazione ai trattamenti basati su di esso, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
Diritto alla portabilità dei dati: è il diritto di ricevere i propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e di chiederne la trasmissione ad un altro destinatario.

Inoltre, qualora gli interessati ritengano che un trattamento dei loro dati sia avvenuto in violazione del Regolamento, hanno il diritto di
Diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo competente per la protezione dei dati personali. DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Per qualsiasi ulteriore informazione in merito al trattamento dei dati personali, è possibile contattare AKU ITALIA SRL scrivendo una mail all’indirizzo RobYamamoto788@gmail.com

Come procedere con la segnalazione

Canali di segnalazione interna e procedura di segnalazione interna adottata da AKU ITALIA SRL
Le segnalazioni possono essere trasmesse con le seguenti modalità:
- chiamando il Gestore delle segnalazioni al 328/9165275 per concordare un incontro telefonico, in video conferenza o in presenza per esporre oralmente l’oggetto della segnalazione, della quale viene redatto un verbale con il consenso del segnalante o si redige un resoconto;
- a mezzo raccomandata postale, inserendo la segnalazione in due buste sigillate. La prima busta deve contenere i dati identificativi del segnalante e i recapiti, unitamente ad un documento d’identità. La seconda busta deve contenere l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta contrassegnata all’esterno con la dicitura “riservata al gestore delle segnalazioni di Aku Italia srl” e indirizzata a: Avv. Luca Bandiera, Via Giacomo Camillo De Carlo, 3, 31100 Treviso.

Ogni documentazione inerente ai fatti segnalati, nonché gli esiti di eventuali indagini già espletate, dovranno essere anch’essi inoltrati al Gestore delle segnalazioni per le proprie valutazioni.

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – PRIVACY POLICY

L’eventuale trattamento di dati personali delle persone coinvolte nelle segnalazioni interne (quali, a titolo esemplificativo, Segnalanti, Facilitatore, Gestore delle segnalazioni e persone fisiche menzionate nell’ambito della segnalazione interna come persone a cui viene attribuita la violazione segnalata o come persone comunque implicate nella violazione segnalata) sarà effettuato da AKU ITALIA SRL, in qualità di titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito il “Regolamento”), del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 (di seguito il “Codice Privacy”), e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, ed, in particolare, nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del Regolamento.
DATI PERSONALI TRATTATI
Nello specifico, i dati personali del Segnalante e/o dati forniti dal Segnalante relativi ad altri soggetti coinvolti nella segnalazione interna, quali dati personali comuni, dati personali appartenenti a categorie particolari (art. 9 del Regolamento) e, nei limiti di legge, dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10 del Regolamento), potranno essere trattati con strumenti automatizzati, o, ove applicabile, cartacei, dalle persone incaricate di ricevere o di dare seguito alle segnalazioni interne, espressamente autorizzate/nominate da AKU ITALIA SRL al trattamento di tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, comma 4 del Regolamento e dell’articolo 2-quaterdecies del Codice Privacy. I dati personali del Segnalante e/o dati forniti dal Segnalante relativi ad altri soggetti coinvolti nella segnalazione interna, quali dati personali comuni, dati personali appartenenti a categorie particolari (art. 9 del Regolamento) e, nei limiti di legge, dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10 del Regolamento), potranno essere trattati. Resta inteso che i dati personali palesemente non utili al trattamento di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA SRL o, se raccolti accidentalmente, saranno immediatamente cancellati.
A titolo esemplificativo, potranno essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
• dati personali del Segnalante (es. nome, cognome);
• dati professionali del Segnalante (es. ruolo aziendale);
• qualsiasi informazione relativa al segnalato, o ad altri interessati, che il Segnalante decida di condividere nella segnalazione per meglio contestualizzarla;
• le informazioni che il segnalato, o altri interessati, condividono nell’ambito della gestione della segnalazione.

Si segnala che in caso di segnalazioni anonime, nessun dato relativo al Segnalante sarà trattato.

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I predetti dati verranno trattati esclusivamente per la finalità di ricezione e gestione delle segnalazioni interne e ogni ulteriore attività necessaria (es. raccolta di informazioni utili a verificare la fondatezza di quanto segnalato), nel rispetto e nei limiti degli obblighi previsti dal D.lgs. 24/2023, che costituisce la base giuridica del trattamento.
Il conferimento dei Suoi dati personali è, quindi, obbligatorio e l’omissione comporterà l’impossibilità di dare seguito alla Sua segnalazione interna.
Al Segnalante potrà essere richiesto uno specifico consenso nei seguenti casi:
• ai sensi dell'art. 12, comma 2 del Decreto, per autorizzare il Gestore a comunicare la propria identità e qualsiasi altra informazione da cui tale identità può essere desunta, direttamente o indirettamente, a soggetti diversi dal Gestore medesimo per la sola finalità di gestione della segnalazione;
• ai sensi dell'art. 14, comma 4 del Decreto, nel caso in cui la segnalazione sia effettuata oralmente nel corso di un incontro con il Gestore, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto o mediante verbale.
Inoltre, ai sensi dell'articolo 12, comma 5, al Segnalante potrà essere richiesto uno specifico consenso alla rivelazione della propria identità ai fini dell'utilizzo della segnalazione nell'ambito di procedimenti disciplinari, qualora la contestazione sia fondata in tutto o in parte sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO

PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali conferiti nell’ambito delle segnalazioni interne e la relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della segnalazione interna e, in ogni caso, non oltre 5 (cinque) anni dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto dell'articolo 12 del Decreto e del principio di cui all'articolo 5, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento. Resta inteso che i dati personali palesemente non utili al trattamento di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA SRL, o, se raccolti accidentalmente, saranno immediatamente cancellati.
DIRITTI
I soggetti coinvolti nelle segnalazioni interne, in qualità di interessati, potranno esercitare i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 scrivendo a info@aku.it, nei limiti di cui all'articolo 2-undecies del Codice Privacy e del Regolamento:
Diritto di accesso: è il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che li riguardano e, in tal caso, di ottenere una copia dei dati personali in fase di trattamento e le seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i destinatari dei dati, il periodo di conservazione dei dati, l’origine dei dati, i diritti previsti dal GDPR, e l’esistenza di un processo decisionale automatizzato.
Diritto di rettifica: è il diritto di ottenere la rettifica o l'aggiornamento dei dati personali che li riguardano;
Diritto alla cancellazione: è il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che li riguardano;
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